Rendiconto spese organismi consiliari

MODALITA' PER LA GESTIONE DELLE RISORSE E DEGLI ACQUISTI DEGLI ORGANISMI CONSILIARI
Quando si parla di organismi consiliari si fa riferimento a:
♢ Presidenza del Consiglio Comunale
♢ Vice Presidenza del Consiglio Comunale
♢ Gruppi Consiliari
♢ Commissioni Consiliari

1 PIANIFICAZIONE ANNUALE DELLE RISORSE DEGLI ORGANISMI CONSILIARI ED ATTRIBUZIONE DEL BUDGET INIZIALE.
Il Comune di Bologna stanzia all´inizio di ogni esercizio, un ammontare annuo da destinare nel suo complesso al funzionamento degli Organismi Consiliari.
Dopo l'approvazione in sede di conferenza dei Presidenti dei criteri di ripartizione delle risorse, viene assegnato ad ogni Organismo Consiliare, un budget per l´intero anno.
L´attribuzione del budget agli Organismi Consiliari va a costituire impegni di spesa su capitoli specifici del bilancio comunale, non l´assegnazione diretta al singolo organismo di una disponibilità di cassa (contante o bonifico su un conto corrente).
Il Presidente dell´organismo decide in piena autonomia la suddivisione delle risorse assegnate, tenendo conto dell´eventuale consuntivazione dell´anno precedente nonchè della pianificazione delle attività future dell´Organismo Consiliare interessato.
Le risorse attribuite ad ogni Organismo Consiliare devono essere spalmate nelle varie tipologie di spesa per le quali possono essere utilizzate.

2 CRITERI DI RIPARTIZIONE DELLE RISORSE TRA GLI ORGANISMI CONSILIARI
Le risorse vengono suddivise secondo criteri storici consolidati.
2.1 CONSUMI SPECIFICI
Per i consumi specifici le risorse assegnate al Settore sono suddivise per il 45% ai Gruppi Consiliari, per il 22% alle Commissioni Consiliari, per il 28% alla Presidenza del Consiglio e Staff e per il 5% all´Ufficio del Garante dei diritti delle persone private della libertà personale. Il criterio di ripartizione adottato dai Gruppi Consiliari, per suddividere l´ammontare complessivo delle risorse assegnate, è definito in sede di conferenza dei Capigruppo ed è attualmente il seguente:
♢ Il 40% circa viene suddiviso in parti uguali tra tutti i Gruppi presenti in Consiglio Comunale.
♢ Il 60% è rapportato al numero dei Consiglieri che compongono ogni Gruppo.
La quota destinata al Movimento 5 stelle è stata così determinata: Budget gruppi*0,40/8 (dove 8 è il numero dei gruppi consiliari) + Budget gruppi *0,60/36*2 (dove 36 è il numero dei Consiglieri Comunali e 2 è il numero dei nostri consiglieri).
Il criterio di ripartizione adottato dalle Commissioni Consiliari, per suddividere l´ammontare complessivo delle risorse assegnate, è definito in sede di conferenza dei Presidenti ed è attualmente il seguente:
♢ Una quota uguale per ogni Commissione valutabile in circa il 12% del totale (in questo mandato le Commissioni sono 8)
♢ Una quota aggiuntiva pari a circa il 4% del totale alla Commissione Affari Generali e Istituzionali (prima commissione)

2.2 SPESE ECONOMALI
Per le spese economali, il cui finanziamento è garantito da altri Settori, le risorse sono, in linea di massima, così suddivise:
♢ Per i Gruppi Consiliari secondo la consistenza numerica
♢ Alle Commissioni Consiliari in parti uguali

3 PROCEDURE E MODALITA´ DI ACQUISTO
Dopo aver descritto il meccanismo di attribuzione del budget spostiamo l´attenzione sulle tipologie di spesa che possono essere sostenute dagli organismi consiliari, e le relative procedure di acquisto.
La normativa di riferimento per gli acquisti è la seguente:
♢ Decreto legislativo n. 267/2000
♢ Regolamento sul funzionamento del Consiglio Comunale
♢ Regolamento dei Contratti
♢ Regolamento di Contabilità
L´orientamento dell´Amministrazione Comunale di procedere all´acquisto di beni e servizi seguendo per lo più procedure centralizzate, si è concretizzato nella stipula di contratti quadro nonchè nell´adesione a convenzioni Consip e Intercenter. Il ricorso all´acquisto "diretto" è pertanto divenuta un´attività limitata e riservata soprattutto alle spese "minute ed urgenti".

3.1 PROCEDURE DI ACQUISTO IN GARA O TRAMITE CONVENZIONI INTERCENTER E/O CONSIP
Tipologia di beni soggetti a gara:
♢ Cancelleria e carta per fotocopie: contratto quadro (l´acquisto può essere fatto in date fisse stabilite da Contratto)
♢ Toner e cartucce: contratto quadro
♢ Software e Hardware: convenzione Intercenter e/o Consip previo confronto con Tutor informatico
Per l´acquisto di questa tipologia di beni, la Segreteria dell´Organismo deve avvalersi dei listini e delle offerte sui prodotti selezionati a monte, in sede di predisposizione della gara o della convenzione. E´ opportuno sottolineare che per alcune di questi beni il documento comprovante l´acquisto (fattura, bolla, etc.) non è riferibile al singolo Gruppo Consiliare, ma all´intero Settore Staff del Consiglio Comunale (es. carta o cancelleria) o anche ad altri Settori (es. software o hardware). La fattura è pertanto riferita ad unico ordine ed è conservata presso gli uffici amministrativi dei vari Settori.
Questo è il motivo per cui nei giustificativi relativi a queste tipologie di spesa troverete la richiesta di acquisto fatta al Settore e non la fattura della ditta fornitrice. Troveremo fatture a carattere generale nei seguenti casi:
♢ l´abbonamento annuale alle agenzie di stampa
♢ le bollette telefoniche dei cellulari in dotazione ai presidenti degli organismi consiliari.
♢ la carta e la cancelleria
♢ l´hardware ed il software

3.2 PROCEDURA ACQUISTI FUORI GARA
Gli acquisti di beni e servizi non in gare-quadro, vengono effettuati in economia (vedi Regolamento dei Contratti) attraverso la richiesta di apposito preventivo.

3.3 PROCEDURA SPESE MINUTE E URGENTI
Questa procedura viene utilizzata per l´acquisto di beni e servizi con caratteristiche di urgenza che, per la loro particolare natura di spesa minuta, non possono seguire le procedure contrattuali di gara.
Rientrano in questa tipologia ad esempio, l´acquisto di un quotidiano, la duplicazione di una chiave, l´acquisto di un timbro, di un deodorante per ambienti etc.
Per questi acquisti si procede con anticipo delle somme necessarie e rimborso da parte dell´Economo Comunale su presentazione dello scontrino fino ad un importo di 25,00 euro IVA inclusa o fattura per importi superiori.